1. AMAÇ
Parkkonak İnşaat Anonim Şirketi (?Şirketimiz? veya ?Parkkonak?) olarak faaliyetlerimiz kapsamında işlemekte olduğumuz, çalışanlarımız, stajyerlerimiz, şirket yetkililerimiz, temsilcilerimiz, çalışan ve stajyer adaylarımız, Şirket ve internet sitesi ziyaretçilerimiz, müşterilerimiz, dış hizmet sağlayıcılarımız, tedarikçilerimiz, tüm iş ortaklarımızın irtibat kişileri, şirket pay sahipleri, yöneticileri ve sair üçüncü kişilere ait kişisel verilerin korunmasına hassasiyetle yaklaşmaktayız.
Bu nedenle, faaliyetlerimiz kapsamındaki kişisel veri işleme süreçleri, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (?KVKK?) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanan işbu Parkkonak Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Prosedürü?nde (?Prosedür?) yer alan usul ve esaslara uygun şekilde gerçekleştirilecektir.
İşbu Prosedür, faaliyetlerimiz sırasında elde edilen kişisel verilerin KVKK?da anılan ilkeler çerçevesinde işlenmesine dair izlediğimiz yöntemleri açıklamaktadır.
KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca, Parkkonak tarafından gerçekleştirilen tüm kişisel veri işleme süreçleri işbu Prosedür?ün kapsamındadır.
İşbu Prosedür kapsamında;
ifade eder.
4.1 Yönetim Kurulu
Yönetim Kurulu, Politika?ya, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesinin üst gözetiminden sorumludur.
4.2 Operasyon Yönetimi
İşbu politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi ve güncellenmesinden sorumludur. Bu poitikayı gerektiğinde güncelliği ve geliştirme ihtiyaçları açısından değerlendirir. Hazırlanan dökümanların şirket içinde ve internet sitesinde yayımlanması Operasyon Yönetimi sorumluluğundadır.
4.3 Tüm Çalışanlar
Şirketimizin tüm çalışanları, KVK Politikalarına hâkim olmakla ve bunların içeriğinde yer alan kuralları uygulamakla yükümlüdür. Bu bağlamda Şirketimizin tüm çalışanları, KVK Operasyon Yönetimi ve İrtibat Kişisi ile uyumlu bir çalışma sürdürür, KVK Politikasını iyileştirmeye yönelik geri bildirimler yapar ve işbirliği içerisinde hareket eder. KVK Politika ve Prosedürleri?ne aykırılık halinde, İş Kanunu ve ilgili yasalar çerçevesinde gerekli yasal yollara başvurulacaktır.
Veri sorumlusu olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamındaki hukuki yükümlülüklerimiz aşağıda sıralanmaktadır.
Veri sorumlusu olarak kişisel verileri elde ederken;
● Kişisel verilerinizin hangi amaçla işleneceği,
● Kimliğimiz, varsa temsilcimizin kimliğine ilişkin bilgiler,
● İşlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
● Verileri elde etme yöntemimiz ve hukuki sebebi ve
● Kanundan doğan haklar
hususlarında ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğümüz bulunmaktadır.
Söz konusu aydınlatma metinlerinin ilgili kişiler açısından anlaşılır ve kolay erişilebilir olmasına özen gösterilecektir.
Söz konusu aydınlatma yükümlülüğümüz gereği, ilgili kişileri bilgilendirmek üzere hazırlanan aydınlatma metinleri, yeni bir veri işleme sürecinin gündeme gelmesi halinde güncellenecektir.
Veri sorumlusu olarak uhdemizde bulunan kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için mevzuatta öngörülen idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüyüz. Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler ve alınan tedbirler işbu Prosedür?ün 11. bölümünde detaylandırılmaktadır.
Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Bu bağlamda kişiyle ilişkilendirildiği takdirde kişinin kimliğini belirlemeye yarayan her türlü bilgi kişisel bilgi olarak kabul edilecektir.
Kişisel verilerin koruması sadece gerçek kişiler ile ilgili olup tüzel kişilere ait, içerisinde gerçek kişiye ilişkin bilgi içermeyen bilgiler KVKK?nın kapsamı dışında bırakılmıştır. Bu nedenle işbu Prosedür tüzel kişilere ait verilere uygulanmaz.
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları ile kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyelikleri, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.
Kişisel veriler aşağıdaki ilkelere uygun şekilde işlenecektir:
Kişisel veriler, dürüstlük kurallarına uygun, şeffaf yöntemlerle ve aydınlatma yükümlülüğümüz çerçevesinde işlenecektir.
İşlenen verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için ilgili kişiye kişisel verilerini güncellemesi ve var ise işlenen verilerindeki hataları düzeltmesi için başvuruda bulunma olanağı sunulacaktır.
Kişisel veriler, kapsamı ve içeriği açıkça belirlenmiş faaliyetlerimizi mevzuata uygun olarak ve hayatın olağan akışının gerektirdiği çerçevede sürdürmek için belirlenen meşru amaçlarımız dâhilinde işlenecektir.
Kişisel veriler, belirlenen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenecektir.
Hedeflenen amacın gerçekleşmesi ile ilgili olmayan veya amacın gerçekleşmesi için işlenmesine ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılacaktır. Elde edilen kişisel verilerin, halihazırdaki veri işleme amaçlarından başka amaçlarla kullanılma ihtiyacının doğması halinde, tekrardan yeni bir veri işleme süreci gündeme gelecek ve söz konusu süreç, veri işlemeye ilk kez başlanıyor gibi KVKK?da öngörülen işleme şartları kapsamında gerçekleştirilecektir.
Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süreler boyunca saklanacaktır.
Mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması durumunda kişisel veriler, Parkkonak Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Mevzuat gereği, kişisel veriler, işbu Prosedür?ün 7.2.2. maddesinde anılan hukuka uygunluk nedenlerinin bulunmaması halinde, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Açık rıza, KVKK? da ?belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza? şeklinde tanımlanmıştır. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması durumunda ise işbu Prosedür?ün 7.2.3. maddesinde yer alan açıklamalar geçerli olacaktır.
Aşağıda sayılan hallerde kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir:
İlgili kişinin kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörüldüğü hallerde hukuka uygun olarak işlenebilecektir (Örneğin, çalışana ait özlük bilgilerinin kanun gereği tutulması).
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatının veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda kişisel veriler açık rıza olmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, kaçırılan ya da kayıp kişinin konum bilgisi).
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür (Örneğin, teslimat yapılması için şirketin adres bilgilerinin kaydedilmesi).
Bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için işlenmesi zorunlu olan kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, çalışanın sigorta girişinin yapılması).
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, iş teklifleri için kişinin iletişim bilgilerini LinkedIn üzerinden yayınlaması).
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumunda kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir (Örneğin, işten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava zamanaşımı boyunca saklanması).
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Parkkonak?ın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda da kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. (Örneğin, çalışanların temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları yahut sosyal haklarının düzenlenmesinde ya da işletmenin yeniden yapılandırılması sürecinde görev ve rol dağıtımında esas alınmak üzere çalışanların kişisel verileri açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir.)
Özel nitelikli kişisel veriler (sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler hariç), KVK Kurulu?nun öngördüğü idari ve teknik tedbirler alınarak, ilgili kişinin açık rızasının varlığı halinde veya mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde işlenecektir.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir.
İşe alım süreçlerinde özgeçmiş veya başvuru mektupları vasıtasıyla Parkkonak ile paylaşılan kişisel veriler iş başvurusunun incelenmesi amacıyla işlenmektedir ve adayın açık rızasının bulunması halinde Parkkonak bünyesinde gelecekte açılacak pozisyonlarda değerlendirilmesi amacıyla gerekli süre boyunca güvenli alanlarda saklanacaktır. Çalışan adayının paylaştığı kişisel verilerin işlenmesi işbu Prosedür?de belirtilen ilke ve kurallar uyarınca gerçekleştirilecektir.
Çalışan ve stajyer adaylarına ait kişisel veriler:
amaçlarıyla aşağıdaki araç ve yöntemlerle elde edilebilmektedir:
Çalışanlarımız ve çalışan adayları kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin kurallarla alakalı olarak Çalışanlara Yönelik Aydınlatma Beyanı ve Çalışan Adaylarına Yönelik Aydınlatma Beyanı aracılığıyla detaylı şekilde bilgilendirilmektedirler.
İlgili faaliyetler kapsamında yeni bir işleme sürecinin gündeme gelmesi halinde, işlenecek veri kategorisine göre İşbu Prosedür?ün 7.2. maddesinde anılan işleme şartları uyarınca, kullanılan aydınlatma metinleri güncellenecek ve söz konusu işleme şartları uyarınca ilgili kişiden açık rıza alınması gereken hallerde, KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanan muvafakatnameler aracılığıyla ilgili veri işleme faaliyetine ilişkin açık rızalar alınacaktır.
Şirketimiz?e staj için başvuruda bulunan 18 yaşın altındaki adaylara ait kişisel verilerin, başvurularının değerlendirilmesi ve başvurunun olumlu sonuçlandırılması halinde staj süresi boyunca, işlenmesi kapsamında işbu Prosedür?ün 5.1. maddesinde anılan aydınlatma yükümlülüğümüz gerek adaya gerekse de adayın velisi/yasal temsilcisine karşı yerine getirilecektir. Buna ek olarak 7.2.1. maddede anılan açık rıza adayın velisi/yasal temsilcisinden alınacaktır.
İşbu Prosedür?ün 12. maddesi altında düzenlenen ilgili kişiye ait haklar, Parkkonak İlgili Kişi Başvuru ve Taleplerin Yönetimi Prosedürü?nde yer alan usul ve esaslar uyarınca, adayın velisi/yasal temsilcisi aracılığıyla kullanılabilecektir.
Söz konusu başvuruyu gerçekleştiren veli veya yasal temsilci, başvurularına kanuni temsilcilik sıfatlarını kanıtlayacak nitelikte belgeler (ör. çocuğun nüfus cüzdanı fotokopisi, vesayet kararı vb.) eklemelidir.
Özel nitelikli kişisel verilerin haricindeki kişisel veriler işbu Prosedür?ün 7.2.2. maddesinde anılan hukuka uygunluk nedenlerinin varlığı halinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın, söz konusu hallerin mevcut olmadığı durumlarda ise ilgili kişinin aktarıma ilişkin açık rızası alınarak aktarılacaktır.
Özel nitelikli kişisel veriler ise işbu Prosedür?ün 7.2.3. maddesinde öngörülen ve işlemeyi mümkün kılan hallerin varlığı halinde aktarılabilecektir.
Kişisel veriler kural olarak İlgili Kişi?nin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Bununla birlikte, özel nitelikli kişisel veriler için işbu Prosedür? ün 7.2.3. maddesinde yer alan, diğer kişisel veriler için ise Prosedür?ün 7.2.2. maddesinde anılan hukuka uygunluk nedenlerinden birisinin varlığı halinde, yurt dışında bulunan üçüncü kişilerin;
koşuluyla kişisel veriler açık rıza olmaksızın yurt dışına aktarılabilecektir.
Kişisel verileriniz mevzuatta öngörülen saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel verilerin işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve Parkkonak Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında saklanacaktır.
Bu anlamda kişisel veri işleme gerektiren süreçler kapsamında, faaliyeti gerçekleştiren birim tarafından işlenen kişisel veri için bir saklama süresi belirlenecektir.
Kişisel verilerin birden fazla amaç ile işlenmesi halinde, kişisel verilerin işleme amaçlarının hepsinin ortadan kalkması veya ilgili kişinin talebi üzerine verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilerek saklanır. Silme, yok etme veya anonim hale getirme hususlarında mevzuat hükümleri ve KVK Kurulu kararlarına uyulur.
Kişisel veriler,
Söz konusu silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla Parkkonak Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında gerçekleştirilecektir.
Parkkonak, aksi Kurul tarafından belirtilmediği sürece kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçer. İlgili kişinin talebi halinde ise uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
Parkkonak olarak;
● Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
● Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve
● Kişisel verilerin hukuka uygun olarak saklanmasını sağlamak
için teknolojik olanaklar ve uygulama maliyetlerine göre idari ve teknik tedbirler almakla yükümlüyüz.
Bu kapsamda, Parkkonak olarak aldığımız tedbirler işbu Prosedür?ün 11.1.1 ve 11.1.2 maddelerinde sıralanmaktadır:
Şirket faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinde veri işleyen sıfatını haiz Parkkonak çalışanları söz konusu kişisel veri işleme süreçlerinde, İşbu Prosedür?de anılan usul ve esaslar kapsamında aşağıda anılan hususlara dikkat etmekle yükümlüdürler:
hususlarında ilgili kişiye aydınlatma yapıldığından emin olmalıdır.
Anılan haklara ilişkin ilgili kişi tarafından Şirket?e yönlendirilen başvuru ve taleplere ilişkin süreçler Parkkonak İlgili Kişi Başvuru ve Talepleri Yönetimi Prosedürü?nde yer alan usul ve esaslar uyarınca gerçekleştirilecektir.
İşbu Prosedür basılı kâğıt ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda saklanır.
Islak imzalı nüshalar ve kontrollü kopyalar Operasyon Yönetimi?nde saklanır ve gerektiğinde Yönetim Kurulunun yazılı onayı ile Operasyon Yönetimi tarafından imha edilir.
İşbu Prosedür herhangi bir bildirimde bulunmaksızın yılda en az bir kez gözden geçirilir ve ihtiyaç halinde güncellenir.
İşbu Prosedür, Parkkonak İnşaat A.Ş. internet sitesinde ( www.parkkonak.com.tr/ ) yayımlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.